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「PPAP」はなぜ生まれ、なぜなくならないのか？提唱者が語る脱PPAPの現在地
〜脱PPAPに向けて企業が持つべき視点とKozutumiが目指すファイル共有のあり方〜 パスワード付きのZIPファイルを送り、そのパスワードを別メールで送信する手法「PPAP」。ファイル送信の手段として多くの企業で利用されてきましたが、セキュリティや運用の観点から課題が指摘され、現在では脱PPAPの動きが広がっています。
この記事を読むKOZUTUMIが解決する
ファイル送信の6つの悩み
Problem
-
郵送業務を
電子化したい封入・押印・郵送の手間を減らし、クラウドでスマートに送付したい。
-
PPAP運用を
見直したいパスワード付きZIPと別メール送信の手間・リスクから脱却したい。
-
セキュリティを
強化したい情報漏えい対策・誤送信防止に。安全なファイル送信を実現したい。
-
取引先対応に
不安があるクライアントとのファイル共有を、安心かつスムーズにしたい。
-
社内ルールを
整えたい送信のルールや履歴管理など、ガバナンスを強化したい。
-
ITに不慣れな人
にも使わせたい全社員が使えるツールで、社内のIT格差をなくしたい。
ひと目でわかる！
KOZUTUMIの使い方と特長
How to use
分かりやすい操作性
送信中止が標準搭載
ダウンロード状況の可視化
KOZUTUMIが
選ばれる理由
Reason
操作が簡単
導入研修なしでもすぐ使えるから、現場にもスムーズに定着。
“PPAP廃止”を実現
ZIP＋パスワードのやりとりから卒業。ウイルススキャンや送信中止など、法人向け機能を標準搭載。
サイバーリスク
保険が自動付帯
保険が自動付帯
東京海上日動のリスク保険がプランに応じて自動付帯。万が一の情報漏えいにも備えられます。
業務別に見るKOZUTUMIの
活用シーンとメリット
merit
総務・人事・経理
営業
クライアント対応
クライアント対応
情報システム・法務
教育・医療・公共
士業
弁護士・税理士など
弁護士・税理士など
- 社内外への書類送付で毎回ZIP＋パスワード対応が必要
- 誤送信や手間の多さに不安
- ファイル送信方法が人によってバラバラ
- ワンクリックで送信でき、操作ミスが減少
- パスワード不要でセキュリティも自動担保
- 履歴が残るのでトラブル時の確認も簡単
導入メリット
- 社内での運用ルールを簡単に統一
- ツールの使い方が
シンプルで教育不要 - 情報漏えいの不安を
大幅に軽減
- クライアントに見積書や資料を送るたび、パスワード付きZIP化に手間がかかる
- 相手がダウンロードしたか分からない
- 社外とのやり取りにセキュリティ不安あり
- シンプルな画面でファイル送信がスピーディに
- ダウンロード状況を可視化
- 社外からも信頼される対応に
導入メリット
- 資料送付のミス防止
- クライアント対応の
印象アップ - 営業効率の向上
- 社内のPPAP対応を廃止したいが、代替手段が見つからない
- 利用履歴・送信ログの追跡が難しい
- セキュリティ面の社内ガイドライン整備に苦戦
- Kozutumi導入でPPAP代替策が確立
- 送信履歴・操作ログを自動で記録
- サイバー保険もついて、組織としてのリスク対応も万全に
導入メリット
- 情報統制・
ログ管理ができる - セキュリティガイドラインに準拠
- 組織全体で安全運用が可能に
- 成績・診療情報・行政文書など、個人情報のやり取りに不安
- 書類の送信方法が属人化
- デジタルツールの操作に慣れていないスタッフも多い
- 操作が簡単で、全員が同じ方法で送信できるように
- 安全な送信が標準化され、ミスも削減
- クラウド経由で履歴も確認可能
導入メリット
- 個人情報の安全な運用
- 属人化を防止
- 非IT人材にも使いやすい設計
- パスワード付きZIPの運用が煩雑
- 郵送業務が多く、タイムロスが発生
- 顧客情報・契約内容の取り扱いに不安
- パスワード不要でセキュア送信
- 郵送業務の削減、時間短縮
- クライアント対応の信頼性向上
導入メリット
- 機密情報の安全な送信ができる
- 顧客への対応スピードが上がる
- 送信履歴・ログ管理ができる
導入事例
casestudy
#総務・人事・経理
株式会社ユビキタスAI 様
誤共有リスクやPPAP対策として導入しました。操作性と価格の手頃さが決め手となり、全社員でスタンダードプランを利用しています。マニュアルや全体会議で社内に浸透し、直感的なUIとTeams連携で効率化を実現できました。
#総務・人事・経理
リビン・テクノロジーズ株式会社 様
PPAP廃止とセキュリティ強化を目的に導入しました。UIや価格、安全性を評価し、説明会とマニュアルでスムーズに全社展開ができました。現在はすべてのファイルをKozutumiで送信し、安全かつ効率的な業務を行えています。
#総務・人事・経理
株式会社ジュパ 様
PPAPの危険性と誤送信防止の観点から導入しました。操作のしやすさやサポート対応の早さが決め手となりました。MS365との連携にも期待しており、取引先からも利用されるなど、社外連携にも貢献しています。
#総務・人事・経理
税理士法人 N税理士事務所 様
PPAPによる手間と安全性の課題解消を目的に導入しました。試用後、使いやすさと価格に納得して本格導入しました。顧客には独自の手順書を提供し、問題なく運用できています。管理者はログ監査でトラブルの早期発見も可能です。
#総務・人事・経理
株式会社ディーゴ 様
自社開発の共有サーバーからKozutumiに切り替えました。直感的なUIや通知機能、リンク共有のわかりやすさを評価しています。行政や企業の取引先にも対応しやすく、安心して使えるファイル転送ツールです。
#総務・人事・経理
株式会社クイックガード 様
多様な送信手段による非効率を改善するため導入しました。履歴検索や受取証明が可能になり、業務が効率化しました。メール添付の削減でストレージ容量も節約され、文書管理コストの削減にもつながっています。
#総務・人事・経理
株式会社ソラテック 様
PPAPの課題を受け、営業・管理部門で導入しました。UIの使いやすさや履歴表示などが高評価です。導入時にはマニュアルを活用し、顧客にも事前案内を行いました。操作性と効率性を兼ね備えたツールです。
株式会社ワイアール
株式会社ワイアール 様
個人情報を扱う業務でのPPAPの限界を感じ、導入しました。試用後に価格と安全性のバランスを評価し、全社展開しています。ダウンロード通知により資料受信の把握ができ、適切なフォローや信頼性向上に役立っています。
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