💡 この記事の要点
意外に思われるかもしれませんが、Kozutumiは当初、送受信ファイルを長期間サーバに残す機能を、あえて提供していませんでした。
理由はシンプルです。
「重要ファイルをサーバに置き続けること自体が、リスクだから」
だから私たちは、「送るために置く、役目を終えたら消える」——このシンプルな設計を守ってきました。それがKozutumiの思想であり、セキュリティのベースラインだと考えていたからです。
ところが、実際に導入が広がる中で、想定していなかった動きが起きました。
Kozutumiは、社内展開がとにかく速い。
「使いやすい」「相手に負担をかけない」——そんな評価から、情シス主導のトライアルがあっという間に全社利用に広がり、社内のファイル授受がKozutumiに集約される企業が続出しました。
そしてある日、お客様からこんな声が届き始めます。
「Kozutumiには10年分の送受信ログが残っていますよね。あのログと一緒に、ファイル本体もそのまま見られたら、監査対応がまったく変わるんです。」
「ちょっとしたミスや誤送信の確認をしたいとき、ログだけだと『何を送ったか』までは分からない。本体さえあれば、5分で終わる調査が何時間もかかっています。」
私たちは考えました。
こうして生まれたのが、オプション機能としての『アーカイブオプション for 監査』です。
Kozutumiで送受信するだけで、実ファイルが最大10年間、自動でアーカイブされます。日々の使い方は何も変わりません。バックグラウンドで、監査に耐えうる体制が整います。
| 課題 | Kozutumiの答え |
|---|---|
| 紛失リスク | 送受信するだけで自動保管。ローカルや個人の記憶に依存しない |
| セキュリティリスク | ISMS／ISMSクラウドセキュリティ認証取得済み基盤で暗号化保管 |
| 検索性リスク | 管理画面から件名・本文・ファイル名・送信者・受信者で横断検索 |
現在の『アーカイブオプション for 監査』は、管理者のみが監査BOXからアーカイブファイルを閲覧・ダウンロードできる仕様です。組織全体のガバナンスを効かせるための、意図した設計です。
一方で、お客様からは次のようなご要望もいただいています。
「自分が過去に送ったファイル、監査目的だけでなく日常業務でも見返したい。」
「一般ユーザーも、自分の送受信履歴の範囲であればアーカイブを参照できると便利。」
これを受けて、近日中に一般ユーザーも、自分自身が関わった送受信データについては、アーカイブファイルを閲覧できるよう機能を拡張予定です。
「ガバナンス」と「日常業務の使いやすさ」を、両立させていきます。
Kozutumiは、「サーバに残さない」思想からスタートしたサービスです。それでも、お客様の現場に本気で向き合った結果、「残すことで守れるものがある」という答えにたどり着きました。
アーカイブオプション for 監査は、その結論を形にしたものです。そしてこの機能は、これからもお客様の声で進化していきます——近日リリース予定の「一般ユーザー閲覧機能」も、その一歩です。
「自社のファイル送受信の証跡管理に不安がある」「監査対応の工数を減らしたい」——そうお考えの方は、ぜひ一度Kozutumiにご相談ください。