💡 この記事の要点
- Kozutumiにはもともちあえてアーカイブ機能を用意していませんでした。「重要ファイルをサーバに残し続けるリスク」を避けるためです。
- しかし、実際に導入が進むと別の課題が見えてきました。「10年分のログはあるのに、ファイル本体がないから追跡しきれない」——お客様からのそんな声が、この機能を生みました。
- 『アーカイブオプション for 監査』は、送受信された実ファイルを最大10年間、ログと紐づけて自動保管するオプション機能です。
- 現在は管理者のみが閲覧可能。近日、一般ユーザーも自分の送受信履歴からアーカイブファイルを閲覧できるようアップデート予定です。
1. Kozutumiに、もともと「アーカイブ機能」はなかった
意外に思われるかもしれませんが、Kozutumiは当初、送受信ファイルを長期間サーバに残す機能を、あえて提供していませんでした。
理由はシンプルです。
「重要ファイルをサーバに置き続けること自体が、リスクだから」
- 削除ルールが形骸化して、機密ファイルが何年も残り続ける
- 退職者が触れたファイルが誰の目にも触れないまま放置される
- 情報漏洩が起きたとき、被害範囲が保管年数分だけ広がる
だから私たちは、「送るために置く、役目を終えたら消える」——このシンプルな設計を守ってきました。それがKozutumiの思想であり、セキュリティのベースラインだと考えていたからです。
2. お客様の使い方が、設計思想を上書きした
ところが、実際に導入が広がる中で、想定していなかった動きが起きました。
Kozutumiは、社内展開がとにかく速い。
「使いやすい」「相手に負担をかけない」——そんな評価から、情シス主導のトライアルがあっという間に全社利用に広がり、社内のファイル授受がKozutumiに集約される企業が続出しました。
そしてある日、お客様からこんな声が届き始めます。
「Kozutumiには10年分の送受信ログが残っていますよね。あのログと一緒に、ファイル本体もそのまま見られたら、監査対応がまったく変わるんです。」
「ちょっとしたミスや誤送信の確認をしたいとき、ログだけだと『何を送ったか』までは分からない。本体さえあれば、5分で終わる調査が何時間もかかっています。」
私たちは考えました。
- 「サーバに残さない」思想は、正しい。
- でも、残すことで守れるガバナンスもある。
- ならば、「残す／残さない」をお客様が選べるようにすればいい。
こうして生まれたのが、オプション機能としての『アーカイブオプション for 監査』です。
3. 『アーカイブオプション for 監査』でできること
Kozutumiで送受信するだけで、実ファイルが最大10年間、自動でアーカイブされます。日々の使い方は何も変わりません。バックグラウンドで、監査に耐えうる体制が整います。
解決する3つの課題
| 課題 | Kozutumiの答え |
|---|---|
| 紛失リスク | 送受信するだけで自動保管。ローカルや個人の記憶に依存しない |
| セキュリティリスク | ISMS／ISMSクラウドセキュリティ認証取得済み基盤で暗号化保管 |
| 検索性リスク | 管理画面から件名・本文・ファイル名・送信者・受信者で横断検索 |
主な仕様
- 対象: Kozutumi上で送受信されたすべてのファイル（実データ＋ログ）
- 保管期間: 最大10年間
- 検索軸: 件名／本文／ファイル名／送信者／受信者（氏名・メールアドレス）
- セキュリティ: 暗号化ストレージ、日本国内保管、管理者権限による厳格なアクセス制御
- 証拠保全: 送信者本人による履歴削除は不可
ユースケース
- 監査対応: 監査法人からの「あの案件のファイルを出してほしい」に、数分で応える
- インシデント調査: 誤送信・情報漏洩の疑いが出たとき、実データで原因究明ができる
- 退職者・異動対応: 担当者が変わっても、組織として証跡が残り続ける
4. これから：一般ユーザーもアーカイブを閲覧できるようになります
現在の『アーカイブオプション for 監査』は、管理者のみが監査BOXからアーカイブファイルを閲覧・ダウンロードできる仕様です。組織全体のガバナンスを効かせるための、意図した設計です。
一方で、お客様からは次のようなご要望もいただいています。
「自分が過去に送ったファイル、監査目的だけでなく日常業務でも見返したい。」
「一般ユーザーも、自分の送受信履歴の範囲であればアーカイブを参照できると便利。」
これを受けて、近日中に一般ユーザーも、自分自身が関わった送受信データについては、アーカイブファイルを閲覧できるよう機能を拡張予定です。
- 管理者 → 組織全体を監査目線で横断検索（現行）
- 一般ユーザー → 自分の送受信履歴からアーカイブファイルを参照（拡張予定）
「ガバナンス」と「日常業務の使いやすさ」を、両立させていきます。
5. こんな企業・ご担当者様におすすめです
- 情シス・セキュリティ責任者様: ファイル授受のガバナンスを1つのプラットフォームで完結させたい
- 内部統制・コンプライアンス部門様: 上場準備・ISMS維持・J-SOX対応で、実データの提示体制が必要
- 士業・金融・医療などの規制業種様: 機密情報を長期間、証明可能な形で保持する義務がある
- 経営企画・法務部門様: 契約書やNDAの授受を組織資産として一元管理したい
6. まとめ：ファイル転送は「送った後」が問われる時代へ
Kozutumiは、「サーバに残さない」思想からスタートしたサービスです。それでも、お客様の現場に本気で向き合った結果、「残すことで守れるものがある」という答えにたどり着きました。
アーカイブオプション for 監査は、その結論を形にしたものです。そしてこの機能は、これからもお客様の声で進化していきます——近日リリース予定の「一般ユーザー閲覧機能」も、その一歩です。
「自社のファイル送受信の証跡管理に不安がある」「監査対応の工数を減らしたい」——そうお考えの方は、ぜひ一度Kozutumiにご相談ください。